Al fine di garantire una preparazione e una revisione efficienti dei numerosi documenti regolatori trasmessi alle autorità competenti nell’ambito delle domande di autorizzazione, è necessaria una standardizzazione nella redazione e nella pubblicazione.

Il documento tecnico comune (CTD) descrive il formato e la struttura richiesti per un dossier di domanda di autorizzazione all’immissione in commercio (MAA) relativo a un medicinale per uso umano nell’UE. Il CTD in formato elettronico, noto come eCTD, è diventato obbligatorio nell’UE per le procedure centralizzate nel 2010 e per tutte le altre procedure (MRP, DCP e nazionali) a partire dal 2018/2019. Attualmente rappresenta il formato di presentazione richiesto per tutti i tipi di attività regolatorie nell’UE, comprese le domande iniziali di autorizzazione all’immissione in commercio, le variazioni, i rinnovi, i PSUR e gli ASMF.

Prima dell’introduzione obbligatoria dell’eCTD, il formato Non-eCTD Electronic Submissions (NeeS) era accettato come formato transitorio (ed è tuttora accettato in casi specifici). Sebbene sia possibile generare sequenze NeeS senza un software specifico, per generare sequenze eCTD è necessario un software di pubblicazione dedicato.

Nel formato eCTD, tutti i documenti sono accessibili tramite un sommario elettronico (il cosiddetto XML backbone) e l’integrità dei file è garantita da un checksum MD5 generato al momento dell’esportazione.

Un vantaggio del formato eCTD è che consente di visualizzare le sequenze nel loro insieme per ottenere una visione d’insieme dello stato attuale del dossier, considerando che durante il ciclo di vita dell’eCTD i documenti possono essere aggiunti, sostituiti o eliminati, ad esempio a seguito di variazioni o dell’invio di risposte. Quando si passa dal formato NeeS o cartaceo all’eCTD, è pertanto fortemente raccomandato l’invio di una sequenza di riferimento eCTD (almeno per il Modulo 3, la parte del dossier relativa alla qualità, che è spesso soggetta a variazioni).

Per la preparazione delle sequenze eCTD, i documenti richiesti per la presentazione devono essere correttamente formattati tenendo conto delle specifiche e delle linee guida eCTD vigenti.

I titoli devono seguire una struttura gerarchica e i collegamenti interni a sezioni, tabelle e figure devono essere impostati e verificati per assicurarne il corretto funzionamento. I documenti composti da più pagine devono essere dotati di un sommario elettronico e di segnalibri per facilitare la navigazione. I file PDF devono essere formattati in modo da aprirsi con la visualizzazione del pannello dei segnalibri; i segnalibri e i collegamenti devono essere impostati in modo da ereditare il livello di zoom. Il testo, in particolare quello dei documenti digitalizzati, deve essere elaborato in modo da essere ricercabile elettronicamente e i file PDF devono essere ottimizzati in termini di dimensioni e avere attivata la visualizzazione web veloce. All’interno della sequenza eCTD, devono essere creati opportuni collegamenti ipertestuali esterni tra i documenti per agevolare la revisione e la navigazione da parte del valutatore.

I dettagli relativi alla singola presentazione sono forniti come metadati all’interno della busta eCTD nel Modulo 1 regionale, il che facilita l’elaborazione delle sequenze eCTD da parte delle autorità regolatorie.

All’interno di una sequenza eCTD sono ammessi esclusivamente file PDF con una struttura definita, ai quali devono essere assegnati nomi significativi, tenendo conto, ove necessario, delle convenzioni di denominazione dei file. Se nell’ambito della domanda devono essere presentati documenti Word, questi devono essere inseriti in una cartella dedicata ai documenti di lavoro, al di fuori della sequenza eCTD.

Prima della presentazione, le sequenze eCTD devono essere sottoposte a convalida tecnica sulla base dei criteri di convalida più recenti.

La convalida tecnica verifica la presenza di errori tecnici nella presentazione, quali collegamenti non funzionanti, e garantisce la conformità alle specifiche eCTD, comprese le convenzioni di denominazione dei file. Solo le sequenze eCTD tecnicamente valide possono essere importate ed elaborate con successo dalle autorità regolatorie.