La gestione dei progetti si riferisce all'insieme di conoscenze, competenze e tecniche utilizzate per eseguire e portare a termine i progetti. Che si tratti di un progetto una tantum o di un progetto continuativo, esso è generalmente guidato e supervisionato da un project manager.

Un progetto può essere definito come l'insieme dei compiti o delle attività svolti per conseguire obiettivi specifici e predeterminati. I progetti sono concepiti come iniziative temporanee e non come attività ricorrenti. Devono avere una tempistica con una data di inizio e una di conclusione definite, nonché un ambito e risorse dedicate. I progetti possono variare in termini di complessità: alcuni possono richiedere anni per essere completati, mentre altri possono essere conclusi nell'arco di pochi giorni o mesi dall'avvio.

Le principali responsabilità del project manager consistono nel garantire che tutti i progetti siano completati nei tempi previsti, soddisfino gli standard di qualità e rispettino il budget. Il project manager ripartisce il proprio tempo tra le persone, i progetti, i clienti e gli strumenti attualmente disponibili. Supervisiona le attività quotidiane, identifica i requisiti tecnici, definisce le tempistiche e il budget, coordina i membri del team e prepara la reportistica.

Il project manager è inoltre responsabile della gestione dei rischi e del budget durante l'intero ciclo di vita del progetto. Pur guidando l'avanzamento del progetto, non opera in modo isolato. Collabora con le diverse figure coinvolte nel progetto ed è responsabile dell'aggiornamento del cliente sullo stato di avanzamento del progetto.

Il project manager rappresenta il principale punto di contatto per fornitori e collaboratori autonomi, predisponendo i contratti e gestendo i relativi servizi. Si impegna costantemente ad affinare e migliorare i processi e le strategie complessive, aspetto particolarmente utile nei progetti caratterizzati da una rapida evoluzione. È responsabile della predisposizione e dell'aggiornamento di una documentazione di progetto completa.

I project manager sono professionisti incaricati di garantire che i rispettivi team completino tutti i progetti nei tempi previsti e nel rispetto del budget. Prevengono il cosiddetto «scope creep», ossia una modifica incontrollata o una crescita continua dell'ambito del progetto successivamente al suo avvio, gestendo nel contempo le singole attività dei rispettivi team, con particolare attenzione ai dettagli, al fine di prevenire criticità impreviste.

Le aziende di ogni tipo si affidano ai progetti per conseguire numerosi obiettivi sia a breve sia a lungo termine, e i progetti sono lo strumento con cui portare a termine le attività. Nell'attuale contesto professionale, caratterizzato da ritmi sempre più rapidi, la gestione dei progetti costituisce uno strumento aziendale essenziale per organizzazioni di qualsiasi dimensione e settore.

La realizzazione di progetti nei settori farmaceutico, cosmetico, dei dispositivi medici o degli integratori alimentari può talvolta risultare complessa e impegnativa e richiedere una conoscenza approfondita e competenze specifiche. Può trattarsi di uno specifico progetto regolatorio, quale la redazione di un protocollo, di una domanda di autorizzazione alla sperimentazione clinica (Clinical Trial Application, CTA), di un fascicolo del medicinale sperimentale (Investigational Medicinal Product Dossier, IMPD) o di una relazione clinica, lo svolgimento di attività di intelligence regolatoria (regulatory intelligence), la redazione di una domanda di autorizzazione all'immissione in commercio (marketing authorisation application), il supporto a varie attività di lancio di un prodotto, ecc., fino alla gestione dell'intero programma di sviluppo e alla fornitura di competenze strategiche o di supporto nella gestione degli stakeholder interni ed esterni.